Werken met data is niet nieuw. Meer dan een halve eeuw geleden markeerde de komst van de computer in het bedrijfsleven het prille begin van de digitalisering.

Sindsdien heeft de automatiseringsgraad een enorme vlucht genomen, en niet alleen in het bedrijfsleven. Voor talloze bedrijfstoepassingen is software gebouwd, die inmiddels vaak al vele generaties kent. Veel van die software is ontstaan vanuit een specifieke vraag of behoefte, waarna meestal langs de weg van een informatieanalyse en vaststelling van de eisen en wensen de softwareapplicatie wordt ontwikkeld.

Daarbij ontstond ook de behoefte aan samenwerking tussen applicaties. Om handmatig werk te voorkomen werden zogenaamde ‘koppelvlakken’ gebouwd: software die de uitwisseling van gegevens tussen twee applicaties verzorgt. Met het stijgen van het aantal applicaties nam daardoor ook het aantal van deze koppelvlakken explosief toe: ze voorzien in een behoefte en zijn voor hun specifieke doel zeer geschikt. Gebruikmaking van specifieke koppelvlakken voor elke gegevensuitwisseling kent echter een aantal significante nadelen. De belangrijkste zijn dat ze voor slechts één doel geschikt zijn, nauwelijks herbruikbaar, en niet gestandaardiseerd.

Vooral dat gebrek aan standaardisatie wreekt zich wanneer uitbreidingen aan systemen gewenst worden, of wanneer gegevens met nieuwe partijen moeten worden uitgewisseld. Dit vraagt namelijk telkens weer inspanningen om nieuwe software te ontwikkelen of bestaande te vervangen.

Om deze problematiek het hoofd te bieden is software nodig die flexibeler is, waardoor veranderingen sneller en eenvoudiger kunnen worden doorgevoerd. De gewenste flexibiliteit kan worden bereikt door gebruik te maken van technische en inhoudelijke standaarden. Voor technische standaarden moet gekeken worden naar de actuele ‘best practices’. Voor inhoudelijke standaarden is een organisatie zelf aan zet.

Dergelijke standaarden staan niet op zichzelf. Ze vloeien voort uit een discipline die Gegevensmanagement heet: het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren.[1]

Informatiehuishouding binnen de vastgoedketen

Er wordt altijd al veel informatie uitgewisseld bij de aan- en verkoop van een woning, en vrijwel altijd tussen twee partijen. Bijvoorbeeld van verkoper naar makelaar, van Kadaster naar notaris en van koper naar bank. De consument dient bij elk ‘poortje’ veel en vaak dezelfde informatie aan te leveren. Tussen verschillende partijen bestaan daarvoor inmiddels initiatieven met bilaterale afspraken en standaarden. Wat ontbreekt is de ‘satéprikker’ door al de ketenschakels heen, zodat wat aan het begin van de keten gebeurt herbruikbaar is voor het vervolg. Het ontbreken van deze samenhang resulteert in veel inefficiëntie voor zowel de consument als ketenpartners.

Deze problematiek pakken we binnen het branche-initiatief Zorgeloos Vastgoed aan. Hierin heeft de stelselcatalogus een centrale rol. Een catalogus waarin we gezamenlijke afspraken en standaarden vastleggen die ervoor zorgen dat ieders informatiehuishouding op elkaar is afgestemd, op de verschillende niveaus van inhoudelijk naar technisch. Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Deze figuur maakt inzichtelijk dat gegevensmanagement een gezamenlijke verantwoordelijkheid van business en IT is. Daarbij ligt aan het begin van de keten het zwaartepunt bij de materiedeskundigen, en verschuift dat verderop in de keten naar de informatie- en IT-professionals. Hieronder volgt een korte omschrijving van de ‘verdiepingen’ van de catalogus:

Taxonomie

Gegevensmanagement begint bij het vaststellen welke begrippen relevant zijn voor het onderwerp in kwestie, in dit geval de digitale koopovereenkomst. De initiatiefnemers van Zorgeloos Vastgoed  hebben elk hun eigen lijst van begrippen opgesteld en deze begrippen voorzien van definities.

Classificatie

Elke partij heeft in zijn eigen taxonomie een classificatie aangebracht, waarmee wordt aangeduid hoe de begrippen zich tot elkaar verhouden. Een voorbeeld:

Relatie

De volgende fase in het gegevensmanagement is het vastleggen van de inhoudelijke relaties tussen alle gedefinieerde begrippen. Daarbij wordt die relatie zelf nog niet gedetailleerd beschreven, alleen de aard ervan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de relaties die al in de classificatie zijn beschreven. Een voorbeeld:

Model

In nauwe samenwerking tussen materiedeskundigen en informatie-analisten wordt vervolgens het informatiemodel opgesteld. Daarin wordt nauwkeurig beschreven welke begrippen relevant zijn, wat hun precieze betekenis is en hoe zij zich tot elkaar verhouden. Het informatiemodel vormt daarmee de ‘vertaalslag’ van business-begrippen naar ICT-definities.

Koppelvlakken

Op de route naar een digitale koopovereenkomst biedt het informatiemodel alle benodigde informatie. Binnen Zorgeloos Vastgoed zorgen we ervoor dat het informatiemodel zodanig is gebouwd, dat de benodigde koppelvlakken (API’s) vrijwel automatisch kunnen worden gegenereerd. Ook de technische specificaties daarvan kunnen automatisch worden geproduceerd, en gedeeld met partijen die met hun software willen aansluiten op deze digitale koopovereenkomst.

Praktische toepassing voor Zorgeloos Vastgoed

De voordelen van een afsprakenstelsel voor de vastgoedsector zijn talrijk. Dit zijn de belangrijkste:

  • Kwaliteit en betrouwbaarheid: door de gezamenlijke inspanning wordt kwaliteit en betrouwbaarheid geborgd vanuit business én ICT;
  • Eenduidigheid: doordat gegevens digitaal zijn en een vaste, overeengekomen structuur kent, is de betekenis van de informatie erin eenduidig; ook misinterpretatie is uitgesloten;
  • Uitwisselbaarheid: de informatie is uitwisselbaar met alle andere partijen in het stelsel, en zelfs daarbuiten;
  • Onderhoudbaarheid: door de gestructureerde opbouw zijn wijzigingen eenvoudiger aan te brengen, mits het beheer van de hele keten op een eenduidige wijze en in afstemming wordt uitgevoerd.
  • Efficiëntie: benodigde koppelvlakken kunnen automatisch worden gegenereerd, en hoeven niet meer voor elke informatie-uitwisseling handmatig te worden gebouwd.

Al deze voordelen dragen direct of indirect bij aan het ontzorgen van consumenten die een woning willen verkopen of kopen, en daarmee aan het volbrengen van de missie van Zorgeloos Vastgoed.

[1] https://www.noraonline.nl/wiki/Gegevensmanagement_(begrip)